"Artigo da Semana" GED e GDE: a diferença entre original papel, cópia e eletrônico

GED E GDE: A DIFERENÇA ENTRE ORIGINAL PAPEL, CÓPIA E ELETRÔNICO 

Não se elimina um documento original por se ter uma cópia dele, sem valor legal. Gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento de documento eletrônicos não são a mesma coisa.   

Por Charlley Luz

            Um projeto de GED não é nenhuma novidade no mundo da TI e nem na gestão da informação, mas é importante destacar alguns pontos primordiais no processo de gerenciamento eletrônico de documentos.

            O primeiro ponto é definir de fato o que é GED. A Gestão Eletrônica de Documentos incorpora o conceito de digitalização de documentos. Aqui o trabalho é de fato garantir que os documentos nascidos em papel passem a ter uma CÓPIA digitalizada e que possa ser facilmente recuperada através da indexação (palavras-chave).

            Este documento não tem valor legal (é uma cópia). Esta é uma forma de gerenciar, através de um ambiente digital, o acesso, a indexação, busca e consulta de um documento. Porém se houver necessidade de prova o que vale legalmente é sua original impressa. É fato. Não aventure-se em tentar diminuir a papelada, pois essa pode ser uma forma de levar as informações de sua instituição para a ilegalidade.

            Recentemente foi aprovada no Senado a possibilidade de documentos digitalizados serem válidos. Pela nova lei, ainda não regulamentada, será necessária que haja fé pública validando a digitalização, isto é, o uso de uma chave pública, assinatura digital, fornecida por cartórios. A única forma de digitalização válida hoje, onde você pode “rasgar o papel”, ou seja, eliminar o original, é a microfilmagem, que também possui uma série de regras que devem ser seguidas e também incorporam a idéia de validação através de fé.

            Outro ponto primordial é não confundir o GED com a Gestão de Documentos Eletrônicos – GDE. Aqui falamos de documentos nato-digitais, e de fato incorporam outros elementos diferentes do GED e que são estabelecidos internacionalmente pelo projeto InterPares (que buscam dar valor e a fidedignidade necessária para documentos digitais). Esses elementos são, por exemplo, um bom tratamento e uso dos metadados, controle de versionamentos, autorias declaradas, trilhas de auditoria e assim por diante.

            O GED então é a digitalização de documentos, válida para preservar documentação, agilizar o gerenciamento e ajudar a resolver os problemas do “big data” porém não incorpora a idéia de fidedignidade necessária num documento como prova. Não se elimina um documento original por se ter uma cópia dele. Já o GDE é a criação, uso e trâmite de documentos, processos e informações geradas nas atividades de uma empresa ou instituição através de ferramentas digitais, como intranets, portais e ferramentas de workflow, por exemplo.

            Para o GED já existem softwares que tecnicamente trazem conceitos arquivísticos e que não acabam com sua tranquilidade, inclusive tem alguns gratuitos muito bons, como por exemplo o DSpace, FEDORA, Eprints ou o Archivemática (baseado na norma internacional OAIS – Open Archival Information System/ISO 14.721).

            Esses softwares seguem preceitos arquivísticos para gestão de documentos, inclusive os digitalizados. No Brasil já temos o modelo E-Arq, que traz requisitos para sistemas digitais de Gestão Arquivística de Documentos, elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.

            Se aparecer alguém na sua frente dizendo que vai acabar com o trâmite de papéis em sua empresa não acredite – isso é no mínimo leviano para não dizer irresponsável. O GED e os documentos digitalizados não substituem o documento original, agilizam sim o fluxo informacional e otimizam a gestão da informação, mas ainda não substituem legalmente o original.

            Para o GDE cabe dizer que você já trabalha com ele. É a rede interna de sua empresa, estruturada em diretório e pastas, por exemplo. É o sistema de workflow que gere passos, aprovações, possuem várias etapas e que finaliza uma decisão sempre documentada. Você pode ter um GDE também numa intranet ou portal, ambiente digital onde, além de informações de comunicação empresarial e de alinhamento estratégico, possui diretórios de arquivos, documentos colaborativos, processos digitais e conhecimentos explícitos. Talvez seja importante analisar e melhorar o uso dos metadados dessa massa documental já existente para melhorar o gerenciamento desses documentos nascidos digitalmente.

            Inclua em seu projeto de implantação de GED esses elementos, assim você garante que não estará rasgando e colocando fora documentos oficiais e substituindo por cópias que podem ser manipuladas e que necessariamente não representam a realidade, ou pior, que não tenham valor legal.

            Incorpore nesse processo de implantação de GED não só uma ferramenta e um processo de TI, mas também um profissional da informação, de preferência um arquivista, que faz bacharelado e é formado para garantir que futuramente não haja dor de cabeça em relação a seus documentos.

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Charlley Luz é arquivista, professor da pós-graduação em gestão de documentos da FESPSP e consultor em estratégia de informações e ambientes digitais da Feed Consultoria.